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Proceso administrativo: Qué es, cuáles son las etapas y las mejores estrategias para tu negocio

Proceso administrativo: Qué es, cuáles son las etapas y las mejores estrategias para tu negocio

En muchos casos las empresas no son competitivas y no se trata solo de la situación económica, pues en ocasiones, aunque tengan buenas oportunidades de crecer, no cuentan con todas las herramientas por lo que, las mismas organizaciones se ven auto limitadas en su potencial de crecimiento.

Las empresas requieren de crecimiento constante. Gracias a la expansión de las empresas se evitan los peligros de desaparecer siendo absorbidas o superadas por competidores más grandes, globales y eficientes.

El crecimiento empresarial ayuda a generar nuevas oportunidades de generar economías de escala y diseñar estrategias de diferenciación en el mercado. A nivel operativo, las empresas que no crecen o lo hacen poco a poco pierden capacidad de negociación con los proveedores y con los mismos acreedores. En otros departamentos, las empresas pequeñas tienen más riesgos de perder talento humano que puede ser fundamental para el desarrollo de la empresa.

El secreto de las empresas que han encontrado más éxitos y una más rápida expansión en los últimos años es que han logrado reenfocarse estratégicamente en servir a las necesidades del cliente. También han logrado la excelencia en sus estrategias de marketing y ventas, pero sobre todo han alcanzado procesos muy depurados y eficientes del proceso administrativo.

¿Qué es el proceso administrativo?

El proceso administrativo de una empresa exige un pensamiento organizado, sistematizado y con tareas claras, bien definidas y establecidas con miras a conseguir objetivos planteados. Se trata de la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de las metas.

Se puede resolver la pregunta de qué es el proceso administrativo, si lo definimos como la consecución de etapas con las que se llevan a cabo la administración de una empresa. Se trata de los procesos empresariales que implican llevar a cabo actividades de planeación, organización, dirección y medición de resultados con la idea de lograr los objetivos de crecimiento empresarial planteados.

Gracias a ello, se pueden aprovechar y sacar el máximo partido a los recursos con los que cuenta la empresa, sean humanos, técnicos o de cualquier otra índole. El proceso administrativo invariablemente está formado por ciertos pasos cíclicos de forma que siempre se reinicia cuando concluye, pero invariablemente es necesario contar con las fases de planeación y control. La ventaja es que si alguno de las etapas no funciona o es mejorable en algún proceso se cambia por otro que beneficie de mejor forma, abriendo paso a la innovación y al progreso. 

Para asegurar la eficiencia se divide existen 4 etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control.

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¿En qué consisten las etapas del proceso administrativo?

1. Planificación

La primera y una de las dos fundamentales en el proceso administrativo. La planificación es la fase donde el administrador establece los objetivos a alcanzar por la empresa en el corto, mediano y largo plazo. Además, gracias al análisis, se pueden establecer las estrategias más idóneas para lograr alcanzar los objetivos ya planteados. Posteriormente, se ideará el plan de acción para establecer las actividades y los recursos que se necesitan.

En esta fase es esencial que sea realizada por el Administrador en jefe de la organización y que considere las opciones de liderazgo dentro de la organización para poner en marcha los planes, así como las decisiones financieras que se puedan tomar, entre las que se pueden incluir la solicitud de préstamos.

2. Organización

En esta etapa se da vida a los detalles planificados acomodando y decidiendo las actividades junto con los recursos necesarios junto con los trabajadores que cuentes con las competencias necesarias para cumplir con lo asignado.

Lo que se busca con la organización es que se logre la coordinación de lo planificado. En esta etapa se dirigen los esfuerzos para que sean más eficientes.

3. Dirección

Se trata del momento de la ejecución de lo acordado en las etapas anteriores. Es fundamental algún mando medio que se cerciore de cómo aplicar el plan, pero que también comunique y supervise la implementación del plan reflejado en las actividades que se acordaron.

En esta etapa, es muy importante que todos los involucrados de dirigir y supervisar las acciones puedan decidir sus propias acciones con la finalidad de aplicar el plan, pero cada una de las decisiones deben estar en línea con los objetivos. Cada miembro de los equipos debe conocer los objetivos y orientar sus esfuerzos para conseguirlos.

4. Control

La otra etapa del proceso administrativo que es mucho más importante. Cuando se alcance la fase de control administrativo se deberán medir los resultados con la idea de buscar encontrar las oportunidades de mejorar todo lo que no haya resultado como se esperaba, para que cuando vuelva a a comenzar una nueva planeación se puedan tomar decisiones más inteligentes que ayuden a mejorar.

Además de las mejoras que se establecerán para fortalecer los puntos débiles, se deben de analizar los puntos fuertes para revisar la manera de incorporarlos en la cultura organizacional de la empresa y eso se logra con un buen control administrativo. 

En este momento es necesario comparar el plan con los resultados obtenido para observar las desviaciones y los alcances del plan.

Los proyectos llegan a su fase final al cumplir con reportes de la fase de control. Será el momento de empezar de nuevo con la etapa de planificación.

Estrategias para tu negocio

Una estrategia es el plan a seguir para llegar a las metas y se establece la secuencia de acciones. Una estrategia ayuda al orden y a la asignación de tareas, con base en los atributos de los mejores empleados, el uso de los recursos para lograr un entorno en el que se haga viable el logro de los objetivos, pero también sirve para anticipar los posibles contratiempos.

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La importancia del proceso administrativo

Esencialmente cuando una empresa decide empezar con un ciclo de proceso administrativo se busca obtener mejoras y crecimiento. Además, es la mejor forma de gestionar el orden de todas las áreas, pero sobre todo se verifica que todos estén alineados con la misión, con la visión y con los objetivos en el corto, mediano y largo plazo.

Cuando se llevan a cabo labores del proceso administrativo de manera correcta, las empresas ganan competitividad con procesos más depurados y eficientes en los que se utilizan los recursos para crecer, en lugar de perderlos. Además, es posible trabajar más fácilmente en equipo.

Cuando se lleva a cabo de manera correcta y las empresas entran en ciclos de procesos administrativos, las empresas pueden encontrar debilidades generales de la organización, pero también pueden encontrar oportunidades financieras.

Muchos negocios no toman la decisión de solicitar préstamos para potenciar el crecimiento por que no encuentran cómo usar los recursos que obtendrán, no tienen claro cuáles son los procesos en los que se les pueden escapar y prefieren no perder ese dinero o cómo pueden enfocarse en crecer, cuando tienen que cumplir con esos compromisos.

Cuando una empresa ya ha encontrado qué hacer con esos recursos, gracias a un buen proceso administrativo, deberá enfocar sus esfuerzos a encontrar la mejor institución que le otorgue un préstamo que le permita crecer.

Por ello, instituciones como Grupo FINDEP pueden ofrecer asesoría y personalización de acuerdos de préstamos que puedan ser utilizados en el crecimiento empresarial y puedes hacer una solicitud muy fácilmente desde la comodidad de tu escritorio.